Tipos de documentos y su ciclo de vida
En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente.
La digitalización de documentos o archivos le permitirá acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos.
Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados, normalmente un par de años después de su creación
Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe siempre respetar unas normas de calidad.
E-mails
En primer lugar se generan los correos electrónicos, a continuación se clasifican según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails. En caso de no tener la función de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión documental, esto obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.
Correo postal
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo correos postales. Lo que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos documentos desde dispositivos Multifuncionales o Escáneres de Documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.
Facturas
Las facturas ocupan el primer lugar en cuanto a números de documentos gestionados dentro de cualquier compañía Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc.
Además, para su correcto tratamiento y archivado requirieren algunas especificaciones técnicas para cumplir con la normativa vigente. Se necesitará un certificado digital, una firma electrónica y realizar el proceso a través del software homologado por la AEAT.
Por tanto, el aplicativo que se use para este proceso debe de estar homologado por AEAT, lo que nos permitirá conservar las facturas durante cinco años (requisito legal), asignándole un calendario de conservación a las mismas y programando su eliminación, una vez vencido el periodo.
El primer paso debe ser la introducción y almacenamiento del documento. Desde Save4Print contamos con la solución homologada que permitirá extraer los datos contables de forma automática gracias a la inteligencia artificial y ser mucho más eficiente en el proceso de captura e identificación de la factura para su posterior archivado.
Una vez está la factura digitalizada y almacenada, se generará un flujo de aprobación, workflow.
Por último, pero no menos importante, se relacionan y gestionan junto con las facturas de proveedores muchos documentos que incluyen transacciones, como órdenes de pedidos, albaranes o reclamación de seguros. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los requerimientos pertinentes de auditoría.
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Nóminas
El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra. Toda esta información puede incluirse en los diferentes módulos que pueden instalarse en un software de Recursos Humanos.
Otros documentos técnicos
Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta que el proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.
Fuente: Tic Portal, Save4Print
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