Optimizar la Captura y Distribución de Documentos
En el mundo actual, donde la eficiencia y la agilidad son esenciales para el éxito empresarial, cada vez más organizaciones buscan optimizar sus procesos de gestión documental. La necesidad de clasificar y enviar documentos de manera rápida y precisa, sin la complicación de acceder a un servidor, se ha convertido en un desafío común para muchas empresas. Sin embargo, gracias a avances tecnológicos, existen soluciones para que esta tarea ahora puede realizarse en un solo paso, directamente desde un equipo multifunción inteligente, sin la necesidad de costosos servidores adicionales.
¿Qué son las soluciones de captura y envío de documentos?
Son softwares embebidos y asequibles diseñados para simplificar el proceso de captura y distribución de documentos. Esta aplicación permite a los dispositivos multifunción inteligentes capturar, clasificar y enviar documentos de manera automática, extrayendo información clave para asignar nombres e indexar archivos. Los usuarios disfrutan de un proceso de captura más simple y rápido, reduciendo el tiempo de formación y eliminando la necesidad de acceder a servidores adicionales.
Beneficios Destacados:
- Eliminación de Errores Manuales: elimina los errores asociados con la introducción manual de datos, simplificando el proceso de captura y eliminando la necesidad de configurar manualmente cada tipo de documento.
- Ahorro de Costes y Administración: Al prescindir de la necesidad de un servidor adicional, es una solución rentable para la clasificación y distribución de documentos, reduciendo tanto los costes, como la carga administrativa.
- Agilización de Procesos Empresariales: La capacidad de transferir rápidamente datos de documentos a sistemas finales agiliza los procesos empresariales, mejorando la eficiencia operativa en general.
- Adecuado para Empresas de Todos los Tamaños: es ideal tanto para grandes empresas distribuidas como para pequeñas empresas que buscan mejorar su eficiencia empresarial.
¿Quieres más información sobre este tipo de soluciones?
La solución ideal que ofrece estos beneficios es AccuRead Automate que funciona con equipos multifuncionales Lexmark con al menos 1 GB de RAM y un disco duro instalado. AccuRead Automate ofrece una solución completa y rentable para la clasificación y distribución de documentos, eliminando la complejidad y los errores asociados con los métodos tradicionales. Con esta innovadora herramienta de software, las empresas pueden optimizar sus procesos de gestión documental y mejorar su eficiencia operativa en general.
Las características clave de AccuRead Automate incluyen:
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- Clasificación Automática: Identifica y ordena automáticamente las imágenes de documentos cargados en el alimentador automático.
- Extracción de Datos: Localiza y extrae hasta cuatro campos de datos individuales en una página, incluyéndolos en el nombre del archivo o en un archivo índice.
- Envío Directo: Envía las imágenes de documentos a carpetas de red predefinidas sin demoras.
- Revisión Manual: Permite a los usuarios verificar y editar los datos extraídos antes del envío.
- Nombres de Archivo Inteligentes: Utiliza marcas de tiempo y datos extraídos para crear nombres de archivo dinámicos y metadatos para indexar las imágenes.
- Creación de PDFs Buscables: Utiliza OCR para permitir la búsqueda en documentos digitalizados.
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