La gestión del parque de impresión, un paso más de la transformación digital
En el contexto de los proyectos de digitalización en las organizaciones, resulta vital tener en cuenta los dispositivos hardware, tales como escáneres, impresoras multifuncionales y otros elementos relacionados. A pesar de que durante los últimos años esta infraestructura ha sido subestimada, es altamente susceptible de optimización gracias a los servicios gestionados de impresión. Estos servicios permiten a los responsables de empresas y otras organizaciones despreocuparse de la gestión de su flota de equipos, centrándose exclusivamente en su actividad principal. Sin embargo, no se trata solo de externalizar la gestión del hardware, sino que este paso inicial implica abordar de manera multidisciplinaria la gestión de documentos y flujos documentales en la organización.
La implantación de servicios gestionados de impresión proporciona diversas ventajas significativas, entre las cuales se destacan:
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- Ahorro: Se paga únicamente por las páginas producidas, con un precio único por página que incluye consumibles, asistencia técnica y garantía.
- Integración fluida: permiten una integración perfecta de los MFPs con sistemas y aplicaciones empresariales existentes, como gestión de documentos o herramientas de colaboración. Esto significa que los empleados pueden acceder y compartir información de manera rápida y eficiente, mejorando la colaboración y la toma de decisiones.
- Mejora de la precisión y la calidad: reduce los errores humanos al eliminar la necesidad de intervención manual en tareas críticas. Esto garantiza una mayor precisión y calidad en la ejecución de las tareas, lo que a su vez mejora la eficiencia y evita retrabajos innecesarios.
- Control de costes: Los volúmenes y los costes de impresión se consolidan en una única factura, lo que facilita su gestión y simplifica el control del gasto en este ámbito.
- Seguridad documental: Dependiendo de las necesidades de la organización, se pueden implementar diversas soluciones de seguridad, como tarjetas, autenticación, trazabilidad, encriptación y cifrado de comunicaciones, entre otras.
- Sostenibilidad: Estas soluciones incluyen un análisis medioambiental que considera objetivos de reducción de emisiones de CO2 mediante la instalación de dispositivos ecológicamente responsables.
- Optimización: Mediante un estudio exhaustivo de las necesidades de cada empresa realizado por consultores especializados, se dimensiona el parque de impresoras, ajustando el número y las características de los equipos a las necesidades específicas de la organización.
- Mayor productividad: Con la información proporcionada por este sistema, es posible aumentar la eficiencia de los equipos de impresión y redirigir los documentos al dispositivo más rentable.
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Además de los beneficios mencionados, confiar la gestión de documentos a una empresa experta en el área implica no solo ahorro en consumibles y papel, y un mayor control de los gastos, sino también la puesta en marcha de una transformación digital en la gestión y los flujos documentales, lo cual permite optimizar procesos y recursos. Por ejemplo, las impresoras multifuncionales no solo permiten escanear y fotocopiar, sino que también se convierten en puntos de captura de datos, lo que aumenta la eficiencia de los procesos documentales. En Save4Print somos proveedores de estos servicios, agregan un valor añadido mediante una consultoría continua en este tipo de procesos, evaluando y proponiendo mejoras de manera constante.
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