El ciclo de vida de un documento
Como hemos comentado en otros artículos, Save4Print ha evolucionado desde una Plataforma de Servicios de Impresión MPS (Managed Print Services) hacia una Plataforma de Servicios de Impresión y Digitalización MDS (Managed Document Services) con el propósito de ofrecer a nuestro canal de distribución la capacidad de incluir en su portfolio de productos/soluciones/servicios relacionados directamente con el proceso de Transformación Digital.
Por ello, y destacando una vez más la importancia que aún tiene el documento impreso en el mundo empresarial, queremos analizar la evolución del “documento” como dato y revisar su ciclo de vida una vez dentro de un ecosistema digital.
Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo
El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento (físico=papel, o digital), este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención, entendiendo como retención su archivo y el tiempo que debe durar el mismo.
La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento
El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos.
Por esa razón es importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento a quién, quién lo ha visto, quién y cuándo lo ha modificado etc…
Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un sistema de plantillas de tareas para crear flujos de trabajo relacionados con los documentos; esto son los llamados workflows.
Cuando hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el proceso de gestión documental. En definitiva, se trata de una consecución de fases con un fin determinado y forma parte del propio proceso de gestión documental como tal.
Sin embargo, es importante no confundirlos. Un flujo de trabajo de aprobación redirige de forma automática un documento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento del progreso de flujo de trabajo, envía avisos y notificaciones; entre otras tareas.
Gracias a una buena herramienta de gestión documental se pueden establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando de este modo a la empresa a mantenerlos bajo control.
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Fases del Ciclo de Vida del Documento
Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:
- Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo.
- Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la clasificación y organización de los documentos.
- Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración.
- Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo, las normas ISO.
- Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.
Tipos de documentos y su ciclo de vida
En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados, normalmente un par de años después de su creación.
Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe siempre respetar unas normas de calidad.
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