Diferencias entre los procesos de automatización más comunes
En la digitalización de procesos administrativos pueden intervenir diferentes tecnologías que nos ayuden a agilizar tareas. ¿Cuáles son y en qué se diferencia cada una?
Estaremos de acuerdo en que la digitalización de procesos administrativos es una de las ventajas de las que disfrutamos gracias al avance tecnológico. Las ventajas de automatizar procesos dentro de una empresa son muchas: nos permite aumentar nuestra productividad, al reducir el tiempo que dedicamos a tareas repetitivas y liberarnos horas para gestiones más rentables; reduce la probabilidad de equivocarnos, ya que un sistema digital automatizado es más fiable a la hora de mandarte alertas y recordatorios; mejora los canales comunicación interna y la organización intraequipos y reduce los costes operativos, suponiendo en líneas generales un ahorro para la empresa que lo aplica.
En resumidas cuentas, te animamos a apostar por agilizar tus procesos administrativos con la automatización.
Un ejemplo perfecto de ello, es la solución de gestión de los gastos de empleado que permite digitalizar los gastos como dietas y kilometraje de los miembros de un equipo comercial o empleados en general. Además, genera informes automáticamente, facilitan la conciliación bancaria y permite diseñar flujos de aprobación a distintos niveles que harán ahorrar a tus clientes tiempo y reducir errores.
Otro de los procesos estrella de la automatización de procesos es la digitalización de las facturas de proveedor, digitalización que debe de cumplir con requisitos técnicos para estar dentro del marco legal requerido por la AEAT. En este proceso se capturan de forma automática datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes con sus datos fiscales; así como el coste, el IVA, etc.
Si quieres ampliar información sobre cómo automatizar el proceso de digitalización de facturas de proveedores o solicitar una demo…
La realidad es que existen numerosas herramientas que te ayudarán en la automatización de procesos, pero, ¿sabes exactamente cómo funcionan? ¿Y qué tecnología usan?
En Save4Print identificamos los 3 tipos de automatización de procesos más habituales según la guía de Addalia y queremos mostrarte sus diferencias y similitudes entre sí, para que profundices en cómo funciona la digitalización en la empresa y qué alternativas existen en el mercado. Son estas:
Los 3 tipos de automatización de procesos y su tecnología
- Macros: Las macros son una serie de funciones que nos permiten automatizar tareas repetitivas y acciones complejas tanto en bases de datos como en aplicaciones de negocio y todo tipo de sistemas informáticos. Diríamos que es el proceso tecnológico más popular, y lleva en activo desde hace varias décadas. Los macros funcionan como un atajo del teclado: unen una secuencia de tareas y procesos para que cuando sé de la orden que corresponda este comando se ponga en marcha. Así conseguimos que los recursos humanos al cargo no tengan que estar pendientes de cada actividad, sino que puedan programar algunas de ellas para que se realicen automáticamente.
Usar macros nos ayuda a reducir la barrera de conocimiento para trabajar con procesos complejos, y facilita que profesionales de áreas menos técnicas se hagan cargo del análisis de datos, por poner un ejemplo. No obstante, debemos tener en cuenta que el grado de automatización de los macros es limitado y específico a determinados procesos, y sigue necesitando una persona que programe y supervise estas acciones. - Automatización de procesos IT: Las siglas en inglés de este proceso de automatización con ITPA. La automatización IT avanza bastantes pasos en relación con los macros, ya que mejora nuestra eficiencia al reducir el trabajo manual en la medición y ejecución de tareas que consideramos rutinarias. La ITPA se usa sobre todo en los departamentos de informática y coordina a la perfección los diferentes flujos de trabajo y procesos multifuncionales. Tiene una mayor capacidad que los macros para realizar automatizaciones integrales que integran varias capas de tecnología, del backoffice al UX y la experiencia de usuario.
La automatización ITPA también te da coherencia entre las distintas versiones de software que puedas tener y estandariza todas las tecnologías de la empresa con determinados protocolos. Y muy importante: cuando haya una caída del servicio, esta automatización que proporciona el ITPA aligera muchísimo más la resolución de los problemas. - Automatización robótica de procesos: Por último, tenemos la RPA o automatización robótica de procesos. La inteligencia artificial pone a nuestra disposición robots que se encargan de tareas administrativas de todo tipo, siempre que sean 100% automatizables y no necesiten de pensamiento más “creativo”. La RPA se diferencia del resto de digitalizaciones de procesos productivos que hemos mencionado anteriormente en que su flexibilidad e integración con los flujos de trabajo es mucho mayor. A ojos de los demás puede parecer que hay un trabajador más encargándose de estas tareas, pero en realidad es un robot.
No todos los procesos RPA son iguales, por supuesto. Hay algunos en los que los robots trabajan con datos estructurados y procesos basados en reglas y, por otro lado, los hay que gestionan procesos no tan definidos en base a análisis de probabilidad. Este segundo caso sería el que incorpora la inteligencia artificial a su desarrollo, abriendo infinidad de nuevas posibilidades.
Este es un resumen de los principales tipos de automatización de procesos que, como habrás podido observar, han ido evolucionando a lo largo del tiempo y añadiendo nuevas funciones y ventajas a los modelos anteriores. No obstante, el objetivo es el mismo: ser un facilitador de procesos, ayudar a ser más productivo y hacer crecer a las empresas con la ayuda del impulso tecnológico, la comúnmente denominada TRANSFORMACIÓN DIGITAL.
Fuente: Captio, Addalia, Save4Print
Recuerda,
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