Cómo seleccionar el mejor software de gestión documental para tus clientes
La optimización de los procesos documentales comienza conociendo el mejor software de gestión documental para mejorar la gestión de la información. Es necesario que las soluciones ofrezcan flexibilidad, seguridad y eficiencia, sobre todo en sectores donde el flujo de información es muy constante, tal y como pueden ser educación, logística y finanzas. A continuación, te presentamos 6 criterios clave para elegir el software más adecuado.
1. Seguridad de datos y cumplimiento normativo
Cuando hablamos de gestionar datos es imprescindible que los datos estén almacenados de una manera segura. Aconsejablemente busca software que ofrezca cifrado y acceso controlado para proteger información sensible, cumpliendo con normativas como el RGPD. Asegúrate de que el software permita una gestión efectiva de los permisos de acceso, y así garantizando que solo el personal autorizado pueda ver los documentos.
2. Facilidad de integración con otros sistemas
El software de gestión documental debe integrarse sin problemas con los sistemas empresariales existentes, como ERP o CRM, para evitar duplicidades y optimizar flujos de trabajo. Por ejemplo, DigitalDocu es compatible con múltiples aplicaciones, lo que permite un acceso centralizado a la documentación y simplifica la colaboración entre equipos.
3. Optimización y automatización de flujos de trabajo
Una de las principales ventajas de un sistema de gestión documental es su capacidad para automatizar tareas rutinarias, como el archivo y la recuperación de documentos. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite a los empleados dedicar más tiempo a otras actividades, aumentando así la productividad. La automatización contribuye a un manejo más ágil y preciso de la información. Funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o las alertas automáticas son herramientas que aportan precisión y celeridad en la gestión documental, ayudando a cumplir con plazos y a mejorar la toma de decisiones.
4. Acceso remoto y movilidad
En un entorno de trabajo híbrido, es fundamental que el software permita el acceso seguro a documentos desde cualquier ubicación. DigitalDocu, por ejemplo, facilita esta conectividad, permitiendo a los usuarios trabajar desde dispositivos móviles sin comprometer la seguridad, algo especialmente valioso para empresas con oficinas distribuidas o para aquellos trabajadores que teletrabajan desde su hogar.
5. Escalabilidad y adaptabilidad
En el momento en el que la empresa crece, las necesidades respecto a los documentos crecen con ellas. Optar por un software escalable permite adaptarse a nuevas demandas sin necesidad de cambiar de plataforma. Las soluciones flexibles permiten agregar funcionalidades según las necesidades de cada cliente, asegurando una gestión documental efectiva en todo momento y ahorrando en comodidad cada vez que la empresa aumente su volumen documental.
6. Soporte y formación
La adopción de un sistema de gestión documental a menudo implica un periodo de adaptación. En Save4Print, proporcionamos soporte continuo y capacitación especializada para facilitar una transición sin contratiempos. Esto asegura que los empleados puedan aprovechar al máximo las funcionalidades del sistema y resolver cualquier inconveniente de manera rápida y efectiva.
En conclusión, ayudar a tus clientes a seleccionar el software de gestión documental adecuado es un diferenciador clave que optimiza sus procesos y les proporciona seguridad e integración.
En Save4Print, te asesoran para elegir una opción sólida para cubrir estas necesidades, permitiendo a los distribuidores ofrecer un valor añadido que refuerce su relación comercial y les permita destacarse en el competitivo mercado de la gestión documental.
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