¿Cómo puede ayudarte un sistema de gestión documental?
Cada día la cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias.
A día de hoy aún quedan empresas que no cuentan con un sistema de gestión documental, exponiendo sus datos y otros activos valiosos a pérdidas o daños, sin la posibilidad de hacer copias de seguridad.
También está el problema de la falta de espacio de almacenamiento que tener los archivos físicos supone, estanterías dedicadas a almacenar archivadores llenos de documentos, pudiendo aprovechar el espacio que esto ocupa en la oficina para darle otros usos más productivos.
Por supuesto, si deseas realizar cambios en un documento en papel, deberás volver a escribir todo el contenido. Esto deberá realizarse cada vez que desees hacer correcciones. Idealmente, debes guardar una copia del documento original para distinguir todas las enmiendas que se han realizado. Es decir, una pérdida cuantiosa de tiempo y espacio.
Por último, pero no menos importante, todos sabemos que el uso de papel es nocivo para el medio ambiente y no ayudará mucho a impulsar las credenciales ecológicas de tu empresa.
Cada día hay más empresas que priorizan la sostenibilidad y muchos consumidores también prefieren alternativas amigables con el medio ambiente.
Por suerte, todos estos problemas pueden evitarse con un sistema de gestión documental, los datos digitales se pueden encriptar y guardar de forma segura en discos duros o dispositivos electrónicos, no ocupan espacio físico y su capacidad de almacenamiento es a día de hoy, ilimitable.
Tienes la posibilidad de realizar tantas copias de seguridad como sea necesario, sin perder tiempo y dinero.
Invertir en un sistema de gestión de documentos digitales reduce la cantidad de papel desperdiciada y aumenta la efectividad de tus operaciones y la productividad de tu empresa. ¿Listo para el cambio?
¿Quieres ampliar más información sobre un sistema de gestión documental?
En la actualidad existe una gran variedad de empresas que ofrecen softwares de gestión documental y a veces, puede parecer que todos los programas son iguales. Sin embargo, cada programa tiene una serie de especificaciones donde cada institución deberá valorar de acuerdo a sus necesidades.
Save4Print es consciente de la importancia de contar con herramientas que faciliten la gestión documental y la automatización de procesos en las organizaciones, por eso gestionamos de forma profesional los documentos y automatizamos los flujos de trabajo, para poder visualizar, editar y controlar, facilitando el acceso inmediato y la colaboración entre departamentos. Protegiendo la información y cumpliendo con las estrictas normativas del RGP.
¡No esperes más y eleva tu empresa a un nuevo nivel!
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