Como impulsar una empresa con la Gestión Documental
En cualquier tipo de actividad empresarial, sea cual sea su sector o su tamaño en el mercado, maneja cierto volumen de documentos; como facturas, albaranes, fotografías, etc.. La gestión documental es un aspecto crucial para cualquier empresa, ya que afecta directamente su eficiencia operativa, su capacidad de cumplir con las regulaciones y normativas, y su capacidad de responder eficazmente a las necesidades de sus clientes.
La mayoría de ellos tienen carácter confidencial o pueden incluir datos personales, quedando sujetos estos datos a la normativa europea y española en materia de LOPD (Ley de orgánica de Protección de datos de Carácter Personal).
Pero ¿Qué implica exactamente esta función?; Esta significa que, necesariamente, debes encargarte de controlar la gestión de estos datos, desde su recepción, pasando por su custodia, hasta la destrucción de datos. Esto lo denominamos “tratamiento documental”.
A continuación, explicaremos en las siguientes líneas; qué es el tratamiento documental y cómo puede ayudar a cualquier compañía a impulsar hacia una correcta gestión documental. Recuerda que el no mantener un tratamiento documental conveniente puede producir una brecha con pérdida de datos sensibles, cuando nos referimos a extravío o perdida de documentos no solo es que la información deje de estar disponible, sino que puede llegar a destinatarios equivocados, lo que nos afectaría gravemente en nuestra imagen empresarial y reputación como empresa y acarrear sanciones económicas.
En muchos de los documentos que gestionan las empresas, pueden aparecer información sensible, confidencial o asociada a datos personales. Incluso cuando esto no ocurra, es probable que tengamos la obligación de mantener correctamente almacenados determinados documentos durante cierto tiempo, tanto por obligación legal (por ejemplo, en el caso de documentos fiscales relacionados con Hacienda) como por la propia gestión de la empresa (localización de clientes, pedidos, encargos…).
Además, es importante conocer cuáles son los puntos clave del tratamiento documental, para implantar en nuestra empresa. En general, todos se encuentran relacionados entre sí. Estas son las necesidades de tratamiento documental que pueden darse en la empresa privada o pública: ¿Cómo puedes impulsar tu empresa y a la de tus clientes a una correcta gestión documental?
Para realizar una gestión documental de manera adecuada y eficiente. Deberemos de realizar una evaluación de las necesidades que pueden darse en la empresa. Así como, las herramientas y materiales que tenemos para ofrecer un correcto almacenamiento de determinados documentos. Te ofrecemos algunos pasos que puedes tomar para impulsar tu empresa o la de tus clientes hacia una correcta gestión documental:
1. Evalúa tu situación actual: Esto empieza por evaluar el estado actual de la gestión documental en la empresa. Seguidamente, analizar si hay un sistema establecido y si es así evaluar si es efectivo. Además, de examinar las áreas que se necesitan mejorar, para así poder identificar las áreas que necesitan atención para poder planificar con eficacia.
2. Crea una política de gestión documental: Una política de gestión documental formal es fundamental para garantizar que todos los empleados comprendan los procedimientos y responsabilidades asociados con la gestión de los documentos. Asegúrate de que se establezcan reglas claras para la creación, almacenamiento, acceso y eliminación de documentos.
3. Establece un sistema de organización: Una vez que hayas establecido una política de gestión documental, es importante implementar un sistema de organización eficiente que permita el fácil acceso y recuperación de documentos. Esto podría incluir la creación de un sistema de archivo digital, la implementación de etiquetas y categorías claras, y la formación del personal en su uso.
4. Capacita a los empleados: La gestión documental es un esfuerzo de equipo, por lo que es importante capacitar a los empleados en los procesos y procedimientos relevantes de documentación. Esto asegurará que todos los miembros del equipo comprendan su papel en la gestión de los documentos y estén en línea con la política de la empresa.
5. Revisa y actualiza regularmente: La gestión documental es un proceso en constante evolución, por lo que es importante revisar y actualizar regularmente la política y el sistema de organización para asegurarse de que sigan siendo eficaces y relevantes.
6. Utiliza herramientas de software: Las herramientas de software pueden ser una excelente manera de simplificar la gestión documental. Hay muchas opciones en el mercado, desde sistemas de gestión de documentos hasta herramientas de escaneo y digitalización.
7. La gestión documental puede ser un proceso desafiante, pero con la política adecuada, un sistema de organización sólido y la capacitación adecuada de los empleados, cualquier empresa puede mejorar significativamente su eficiencia y eficacia.
Fuente: Save4Print
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