Captura de la información mediante el proceso de Digitalización
Primera fase del tratamiento documental de la empresa
Aunque la documentación que manejamos en nuestro día a día suele ser cada vez más digital, no siempre ocurre así, por lo que la primera fase del tratamiento documental para muchas empresas y negocios consiste en la digitalización de documentos ‘físicos’, esta acción les permitirá a las empresas aumentar la eficiencia de sus operaciones al reducir el tiempo y los recursos necesarios para manejar documentos físicos. Estos documentos incluyen hojas sueltas, encuadernados, grapados, facturas… sea cual sea su tamaño, y sea cual sea el formato digital al que deben trasladarse para su correcta manipulación (normalmente es en formato PDF buscable).
La gran ventaja de este primer paso es el ahorro de espacio y la agilización de procesos, mejorando también la seguridad en materia de custodia de archivos/datos. Además, de la accesibilidad de documentos digitalizados permitiendo el acceso a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que permitirá mejorar la capacidad de las empresas apara compartir información y colaborar en tiempo real. Esto es especialmente importante en un mundo cada vez más globalizado, donde los empleados y socios comerciales pueden estar ubicados en diferentes partes del mundo.
Es muy importante el realizar este proceso con tecnología OCR (Optical Character Recognition), que permite extraer de una imagen el texto que contiene, transformándolo en texto real, para que posteriormente se puedan realizar búsquedas localizando así la información de forma sencilla y rápida.
Así mismo, de los datos contenidos en los documentos se pueden extraer datos relevantes (metadatos) para su posterior análisis y tratamientos. Esto es muy común en facturas, albaranes, historias clínicas, informes de actas… Asimismo, permite un ahorro de espacio ya que, la digitalización reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos físicos, lo que ahorra espacio y reduce los costos asociados con la gestión y el almacenamiento de documentos físicos.
Gracias a este tratamiento (que puede automatizarse mediante plantillas o por IA) se podrán realizar búsquedas avanzadas y localizar documentos relacionados entre sí. Pero, lo más importante es que garantizaran a las empresas seguridad y sostenibilidad ya que, los documentos digitalizados reducen el riesgo de pérdida, daño o robo. Además, los documentos digitales pueden ser protegidos con contraseñas y otros mecanismos de seguridad para limitar el acceso a la información confidencial y reducir el consumo de papales, contribuyendo a la sostenibilidad y conservación del medio ambiente.
Si quieres más información sobre el proceso de digtalización:
Procedimiento de archivos: Desde el inicio del archivo hasta la destrucción, pasando por el acceso a documentos.
Una vez digitalizado un documento, el siguiente paso es guiarlo para su correcta clasificación, catalogándolo por tipo de documento y formato. Para ello es necesario contar con un sistema predefinido y adaptado a la efectividad de la empresa, que permita acceder de forma sencilla a cada tipo de archivo y cruzar información cuando sea necesario. La meta es nuevamente ganar en eficiencia y agilizar procesos.
Este proceso implica establecer procedimientos regulados y estructurados (políticas de uso) para el acceso a datos, teniendo en cuenta una serie de principios, prácticas, métodos y técnicas profesionales.
En Save4Print somos especialistas en digitalización a unos costes muy competitivos: analizaremos la situación y necesidades de cada proyecto y diseñaremos una metodología de búsqueda y de trabajo óptimo para aportar una gran ventaja competitiva a tus clientes. Pero, sobre todo, garantizar la gestión y control documental de forma eficiente y rápida, con soluciones llave en mano y servicios a medida, cubriendo así de forma objetiva cualquier requerimiento del canal de distribución.
Fuente: Save4Print
Te podría interesar:
“Soluciones de impresión y digitalización: clave en un entorno empresarial”
