La cobertura de impresión marca el TCO del MPS
La gran desconocida, como es la cobertura de impresión, es la que realmente marca el TCO de un Servicio Gestionado de Impresión. Es habitual escuchar en nuestro sector expresiones como; “cobertura de impresión, exceso de cobertura, rendimiento del consumible, exceso de copias”, ya que parecen la forma perfecta de facturar al cliente un extra coste no contemplado en el presupuesto inicial. Por eso es fundamental que queden reflejadas en el contrato de servicios y perfectamente explicadas al cliente para evitar así situaciones incómodas con las facturas correspondientes a estos conceptos.
Cuando eres cliente final, como empresario o comprador dentro de tu organización, y decides pasar a un servicio gestionado de impresión se suele confundir o denominar de forma incorrecta que quieres un servicio de coste por página. Quizá sea aquí dónde radica el problema.
Lo normal es que este tipo de servicio conste de dos partes diferenciadas:
- Coste Tarifa Base Mensual, que se corresponde con el alquiler/renting del equipo con las capas de servicios para asegurar el correcto funcionamiento del mismo.
- Coste por página impresa.
Esta es la parte “atractiva” de la oferta, en la que se le indica al cliente que “pagará solo por lo que imprima”.
Si al cliente no se le explica claramente el concepto de cobertura de impresión y lo que puede suponer en la factura de su servicio, se sentirá engañado y comenzará a ser un cliente NO SATISFECHO, dónde nuestro servicio, por muy bueno que sea, empiece a no cubrir las expectativas del usuario y seguramente en un futuro no obtengamos la renovación del mismo.
Por ello, no nos vale con especificarlo en la propuesta económica, este punto debe de estar “remarcado” como parte crítica de la misma ya que puede tener un gran impacto en el importe de la facturación.
Lo cierto es que el coste de impresión no solo se corresponde con el número de páginas impresas. El cliente deberá de pagar por el uso real del servicio y esto dependerá de cuáles sean sus hábitos de impresión, de qué tipos de documentos imprime y del uso correcto y eficiente de los componentes del servicio (fungibles).
Imaginemos una situación en la que un cliente tiene un equipo contratado bajo un servicio MPS, dónde recibe con la antelación necesaria el cartucho que debe de sustituir en una de las impresoras monocromo departamentales.
¿Qué puede ocurrir? Tenemos tres opciones claras.
1º Que el cliente cambie el cartucho cuando el anterior esté completamente agotado, consiguiendo así la mayor eficiencia económica y medio ambiental en el rendimiento del cartucho.
2º Que el cliente cambie el cartucho de forma incorrecta antes de que se agote el anterior, desperdiciando copias, no siendo lo más eficiente ni respetuoso con el medio ambiente.
3º Que el cliente, pierda (por extravío, o por tirarlo a la basura) el cartucho nuevo recibido y ponga una reclamación el día que el equipo le pida realizar el cambio de consumible. Aunque parezca algo “inusual” es más común de lo que parece y por ello un servicio profesional MPS debe de tener la trazabilidad total de las alertas recibidas, gestionadas y entregadas con sus correspondientes documentos de soporte, POD, albaranes etc…
Si te interesa conocer más sobre los excesos de cobertura, agenda una cita con un experto
Todo parece apuntar que en las opciones 2 y 3 el cliente deberá de soportar un coste derivado por exceso de cobertura, pero lo cierto es que en las 3 casuísticas descritas puede darse el caso de que el uso que el cliente está haciendo del servicio de impresión genere excesos de páginas en su factura. ¿Cómo puede ser?
Tenemos que ser muy gráficos para poder explicar esta situación.
- Si el cliente ha impreso 10.000 páginas con un cartucho dónde el ISO indica 10.000 páginas, NO se producirán extra costes en lo referente a la cobertura de impresión.
- Si el cliente ha impreso 9.000 páginas con un cartucho dónde el ISO indica 10.000 páginas SÍ producirán extra costes derivados del exceso de cobertura por la diferencia entre las páginas del ISO menos las páginas realmente realizadas = 1.000 páginas. Estas 1.000 páginas de exceso pueden originarse por dos motivos:
- Un exceso de cobertura en las impresiones realizadas por el cliente, dónde sus documentos utilicen una cobertura mayor a la estipulada por el ISO.
- Un exceso de cobertura, generada por el cambio anticipado del cartucho previamente instalado, lo que equivale a tirar a la basura las copias que aún no se han consumido.
- Aunque lo habitual es un mix de los dos puntos anteriores.
Nosotros personalmente utilizamos “COMPARACIONES” con otros sectores.
Para explicar el exceso de cobertura usamos el símil del coche
- ¿Gasta lo mismo nuestro coche conduciendo a 90 km/hora que a 120 km/hora?
- Cuando llegamos a la gasolinera, ¿Vaciamos lo que nos queda en el depósito antes de llenarlo?
Pues estas situaciones se dan de forma continua en los sistemas de impresión, y debemos de ayudar a nuestros clientes a comprender cuáles son los costes reales del servicio y ser lo más eficientes posible para reducir los costes operativos.
Por tanto, en el Pago por Uso,
¿Pagas por páginas impresas o por el uso real de cartucho?
¿Pagas por kilómetros recorridos o por el uso real de carburante?
¿Cómo obtenemos toda la información de uso de los equipos?
Es preciso recopilar la información a través de herramientas de monitorización especializadas con capacidades de recolección e interpretación de datos y que cuenten con las certificaciones necesarias para poder asegurar que la información recogida es correcta y auditable.
En Save4Print contamos con todas las herramientas para ofrecer un servicio de valor añadido a tus clientes. Para más información contacta con nuestros consultores o agenda una llamada/reunión en el siguiente enlace:
Por último, no queremos dejar pasar la ocasión para lanzar otra pregunta a nuestros colaboradores.
Si un cliente imprime por encima de su cobertura le facturamos excesos por página impresa, pero ¿qué ocurre si un cliente imprime por debajo de la cobertura contratada?
En Save4Print abonamos las copias que el cartucho imprime de más, aplicando un “abono por eficiencia”, así sí que podemos decir a nuestros clientes eso tan utilizado en el mercado:
“PAGUE REALMENTE POR LO QUE USE”
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