Guía de las necesidades de impresión para tu cliente
Como todos sabemos la información es poder, por tanto, quién tenga más y mejor información tendrá más posibilidades de alcanzar sus metas, y eso en nuestro sector se traduce en cerrar proyectos y aumentar nuestro porcentaje de éxito/oportunidad trabajada. Como consecuencia, conocer las necesidades de tus clientes es un aspecto imprescindible para aumentar el volumen de negocio. En lo que respecta a los Servicios Gestionados de Impresión y Digitalización, es aún más complicado obtener la información necesaria para conocer las necesidades reales de un proyecto. El contar con la información completa de uso y necesidades del usuario nos ayudará a elaborar una propuesta objetiva con las capas de servicio necesarias para cubrir el 100% de las necesidades empresariales del cliente, garantizando así la calidad en la ejecución. Para que puedas elaborar de forma rápida y sencilla una consultoría sobre las necesidades de impresión y digitalización de tus clientes, te ofrecemos esta guía que sintetiza toda lo necesario realizando un recorrido por todos los puntos claves.
- TIPO DE DISPOSITIVOS DEL CLIENTE Y VOLUMEN DE IMPRESIÓN
Necesitamos conocer las funciones necesarias para que el cliente pueda llevar a cabo su actividad diaria. Esta consulta difiere totalmente de la pregunta de lo que el cliente tiene actualmente o cree que debe de adquirir, ya que en la mayoría de los casos repetirá funcionalidades y tipología de equipos, a pesar de que estén mal dimensionados. Aquí es dónde nosotros como expertos debemos de aportar valor. No es qué es lo que quiere el cliente, sino qué necesidades tiene el cliente en su día a día, ¿solo va a imprimir?, ¿escanear documentos o realizar copias?, ¿va a necesitar fax?, ¿sus impresiones se realizarán en monocromo o requieren el uso del color? Un buen punto de partida sería que el cliente nos facilitara la información de cuántas páginas imprime al mes diferenciando entre monocromo y color. Si no tienen esa información otras formas de hacernos una idea de cuanto imprime son:
- Saber FECHA DE INSTALACIÓN DE LOS DISPOSITIVOS y SACAR PÁGINA DE USO DE CADA UNO DE ELLOS.
- Saber las referencias de los consumibles que están utilizando y con qué frecuencia los cambian.
- La mejor opción sin duda, es instalar una herramienta de monitorización durante un periodo de tiempo (de 4 a 8 semanas) para recopilar la información de uso y estado del equipamiento y poder así realizar un estudio y dimensionar correctamente sus necesidades de impresión y digitalización. Esta herramienta nos dará información muy valiosa tanto del uso como del estado del equipo.
En Save4Print facilitamos a nuestros clientes a través de nuestro programa VISIÓN, acceso a esta solución pinchando en el icono para solicitar tu demo gratuita.
Conoce más sobre el programa VISIÓN en este artículo de nuestro blog:
“Sin Información, no hay negocio…nuestro programa VISIÓN es la clave.”
- TIPO DE DOCUMENTO IMPRESO
Este punto es clave; si el cliente imprime catálogos, folletos, hojas de cálculo… seguramente requiera un dispositivo A3 Color. Si por lo contrario es un equipo ubicado en almacén quizá con un formato A4 y monocromo sea más que suficiente. También recabaremos información necesaria que nos ayudará a resolver las cuestiones en siguientes puntos como la calidad o los accesorios requeridos.
- VELOCIDAD
La referencia principal que debemos saber son las páginas por minuto que imprime actualmente su máquina y valorar su situación, sabiendo si el ritmo del trabajo de impresión es alto y su velocidad actual es escasa o si, por el contrario, está conforme. Otro aspecto a considerar es el tipo de trabajo que suele lanzar el cliente, si son trabajos de 1 a 3 páginas de media o por lo contrario son trabajos de un número mayor de páginas. Con este dato podremos buscar el equilibrio entre la velocidad de impresión y el tiempo real de entrega del trabajo, sobre todo la velocidad de impresión de la primera página. En caso de equipos multifuncionales, habrá que valorar la velocidad de escaneo, y el volumen de digitalizaciones, escaneo dúplex ya sea con autoreverse o de una sola pasada.
- CALIDAD DE LA IMPRESIÓN
Valorar si es de vital importancia que los documentos impresos tengan un color muy nítido o con una calidad para entorno de oficina es suficiente. Aquí nos gusta hacer un pequeño inciso, los equipos láser tienen una calidad de impresión alta en soportes de papel normales desde los 80 gramos, dónde otras tecnologías como la de inyección de tinta profesional no ofrecen esa calidad. Pero si por lo contrario usamos un soporte específico en la inyección de tinta podremos obtener impresiones de calidad fotográfica.
- ACCESORIOS Y UTILIDADES
Lo ideal es saber los accesorios necesarios para que el dispositivo se adapte por completo a la actividad y condiciones de trabajo que tenga cada cliente.
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Otra manera de conocerlo si el cliente no lo sabe, es a través de algunas preguntas tratadas en puntos clave anteriores, como saber qué tipo de documentos imprimen o cuántos usuarios quieren acceder. Existen algunos accesorios indispensables para sacar el máximo rendimiento a las máquinas en cada punto de impresión, ya que dentro de una misma empresa existirán departamentos con diferentes necesidades.
- CONEXIÓN Y ENTORNOS DE TRABAJO
Es necesario saber si el cliente conoce al máximo la tecnología utilizada en el entorno de trabajo para ofrecer un dispositivo técnicamente adaptado a su entorno y procesos. Ahora más que nunca, con la Transformación Digital en plena efervescencia tenemos que conocer si a través de los equipos Multifunción, podemos facilitar al cliente la entrada al mundo digital, digitalización de documentos, automatización de procesos, gestión documental, firma digital son algunas de las soluciones que podemos bien introducir en nuestros proyectos o integrar con los nuevos equipos a ofertar. Por último y no menos importante sería dotar al sistema de Impresión y Digitalización de Seguridad y Control a través de aplicativos denominados AAA (Authentication, Authorization, and Accounting) que nos permitan además de garantizar la privacidad de los Documentos, el acceso y control de costes por usuario.
- CONTRATACIÓN
Conocer si el cliente está interesado en un negocio contractual con un arrendamiento mensual y proponerle tipos de duración en la contratación. Lo ideal en este punto sería conocer al máximo el detalle la situación en su contratación vigente, si tuviera. En definitiva, es disponer de un abanico amplio de soluciones de contratación/financiación que nos permita ofrecer al cliente la que mejor se adapte a sus necesidades.
Si este artículo te ha parecido interesante, te facilitamos un documento imprescindible para llevar a cabo tu toma de datos; un cuestionario para realizar a tus clientes, y así conocer todas sus necesidades en dispositivos de impresión al detalle. Descarga aquí este cuestionario.
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