El futuro de la digitalización en la oficina híbrida
Con la creciente adopción de modelos de trabajo híbrido, donde los empleados alternan entre el hogar y la oficina, la digitalización de documentos ha pasado de ser una opción a convertirse en una necesidad. Para los distribuidores que ofrecen soluciones de impresión y digitalización, es crucial entender cómo pueden ayudar a sus clientes a adaptarse a esta nueva realidad.
En primer lugar, las oficinas híbridas requieren acceso flexible y seguro a la información, sin importar la ubicación física del trabajador. Aquí es donde las soluciones de digitalización como los sistemas de gestión documental (DMS) juegan un papel clave. Estas plataformas permiten almacenar, acceder y gestionar documentos de forma remota, asegurando que los empleados tengan acceso en tiempo real a la información que necesitan. Además, la integración de tecnologías como la nube facilita la colaboración, permitiendo a varios usuarios trabajar simultáneamente en los mismos documentos sin perder versiones.
Otro aspecto importante es la seguridad. Con la digitalización, los documentos pueden protegerse con tecnologías de encriptación y controles de acceso, lo cual es esencial en un entorno donde los empleados no están siempre en la oficina. Los distribuidores pueden ofrecer soluciones que incluyan autenticación multifactor (MFA) o impresión segura («Follow Me») para que los documentos solo sean accesibles por personal autorizado.
Para maximizar el valor de estas soluciones, los distribuidores deben educar a sus clientes sobre las ventajas de automatizar procesos documentales, como la digitalización de facturas y la firma electrónica, eliminando la necesidad de papeleo físico. Esto no solo reduce los costes asociados con el almacenamiento de papel y el mantenimiento de impresoras, sino que también agiliza los flujos de trabajo, lo que aumenta la eficiencia operativa.
Las oficinas híbridas presentan una oportunidad significativa para los distribuidores que ofrecen soluciones de digitalización. Ayudar a las empresas a implementar tecnología que soporte el trabajo flexible, mejorando al mismo tiempo la seguridad y la productividad, puede ser un diferenciador clave en el mercado actual.
Te podría interesar:
“El 43% de las empresas vuelven a invertir en infraestructuras de impresión”
