La importancia del TCO en los sistemas de impresión
TCO o Coste Total de Propiedad es el cálculo de todos los gastos que se asocian a un equipo de impresión y/o digitalización. No solo incluye el precio del equipo, abarca todos los costes a lo largo de su vida útil durante el contrato, como consumibles, mantenimiento, servicios adicionales y otros gastos operativos.
En los servicios gestionados de impresión, esta visión completa, permite una planificación financiera más precisa para tomar una decisión sobre el equipo a escoger. Este concepto del TCO, a pesar de su relevancia, es frecuentemente pasado por alto o no se explica con suficiente claridad a los clientes, lo que puede generar malentendidos y frustraciones.
El TCO de un Servicio Gestionado de Impresión no solo se basa en el número de páginas impresas, sino también en la cantidad de tinta o tóner utilizado, lo cual está directamente influenciado por la cobertura de impresión. Por ejemplo, una página con una cobertura del 10% de tinta tendrá un coste significativamente menor que una página con una cobertura del 90%. Si este concepto no se explica claramente desde el inicio, los clientes pueden sentirse sorprendidos por los costes adicionales, ya que pueden haber entendido erróneamente que solo pagarían por el número de páginas impresas sin considerar la cantidad de consumibles utilizados.
Al optar por un servicio gestionado de impresión, el cliente final suele pensar en términos de «coste por página». Sin embargo, este tipo de servicio consta generalmente de la tarifa fija del alquiler/renting del equipo mensual junto con el servicio que sea necesario y el coste de páginas impresas, que es un coste muy variable, aquí es donde entra en juego la cobertura de impresión, que puede variar el costo por página de manera significativa.
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La clave para evitar malentendidos y asegurar la satisfacción del cliente radica en explicar detalladamente estos componentes y, especialmente, la cobertura de impresión. Si los clientes no comprenden cómo la cobertura de impresión afecta el coste, pueden sentirse engañados y desencantados con el servicio, independientemente de la calidad del mismo.
Para evitar situaciones incómodas y asegurar una relación positiva a largo plazo con los clientes, es esencial que la cobertura de impresión y su impacto en el TCO se expliquen de manera clara y detallada desde el inicio. Este aspecto debe estar resaltado en el contrato de servicios y en cualquier propuesta económica presentada al cliente.
Una comunicación transparente no solo ayuda a gestionar las expectativas del cliente, sino que también construye confianza y asegura que el cliente tenga una comprensión completa del servicio por el que está pagando.
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