La Importancia de la Gestión Documental
En la actualidad, las soluciones de gestión documental han experimentado un renacimiento en el interés de los departamentos específicos de las empresas. Este resurgimiento se debe a múltiples razones, entre las que destacan la necesidad de cumplir con la normativa legal y las normas ISO, la eficiencia en la búsqueda y procesamiento de documentos, y la naturaleza colaborativa de las herramientas de gestión documental. Estos factores hacen que la gestión documental sea un aliado fundamental para los responsables de calidad, contribuyendo al éxito de sus proyectos. A continuación, exploraremos las principales ventajas de la Gestión Documental y los recursos dedicados a la implementación de proyectos de calidad.
1. Evolución de las Normativas de Calidad: La constante evolución de las normativas de calidad, que incluyen ISO 9001 y sus versiones sectoriales, así como ISO 14001, ISO 22000, ISO 50001, OHSAS 18001, entre otras, requiere una gestión documental eficiente para cumplir con los requisitos cambiantes.
2. Cumplimiento Normativo: Cumplir con la normativa vigente y las normas ISO relacionadas con la calidad es esencial para mantener la integridad de la organización y su reputación.
3. Eco-Responsabilidad: La gestión documental electrónica contribuye a reducir el consumo de papel en el lugar de trabajo, lo que es fundamental para reducir el impacto ambiental. Un empleado promedio consume entre 70 y 85 kg de papel al año, y la mitad de este consumo se da en el ámbito laboral.
4. Seguridad: Garantizar la seguridad e integridad de los documentos, que a menudo contienen información confidencial, es una prioridad para las organizaciones. Un gestor documental ofrece niveles de seguridad avanzados.
5. Trazabilidad: La capacidad de gestionar diferentes versiones, comentarios y anotaciones de múltiples colaboradores en un entorno colaborativo es crucial para mantener la coherencia y la calidad de la documentación.
6. Preparación de Auditorías de Calidad: Un gestor documental simplifica la preparación de auditorías de calidad al poner todos los documentos necesarios al alcance de un clic.
7. Volumen de Información en Crecimiento: Con el crecimiento constante del volumen de información a nivel mundial, contar con un sistema de gestión documental se vuelve esencial para mantener el orden y la eficiencia en la gestión de documentos.
Un sistema de gestión documental satisface todas estas necesidades y su versatilidad permite su aplicación en todos los departamentos de la empresa, desde marketing y finanzas hasta el área jurídica y de calidad. Esto hace que sea preferible en muchas ocasiones a las soluciones específicas de calidad, ya que puede abordar diversas necesidades y fomentar la colaboración en toda la organización.
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