Entra en vigor el RGPD: claves para entender cómo afectará a la impresión
Ya ha llegado 25 de Mayo, una fecha importante, que todas las empresas tienen anotada en su calendario, ya que es el día que entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Se trata de una nueva normativa a la que las empresas deben adaptarse e incluso idear una estrategia exitosa, con la que a nivel interno se regulen todos los procesos en los que se manejen los datos. Desde Save4Print te contamos algunas claves para entender el ‘RGPD impresión’.
Todo lo que está relacionado con la impresión es sin duda un elemento a tener muy presente en ella. Por eso, Save4Print ha ideado un nuevo Plan para facilitar a las Empresas e Instituciones la implantación de esta estrategia en todo su parque de impresión. En estos días previos, es recomendable formarse y estar bien preparado para que a partir de la fecha indicada no haya sorpresas y todos los datos se gestionen conforme a la ley. Por eso, a continuación te facilitamos unos consejos muy a tener en cuenta:
Cualquier prevención o precaución es pequeña
Los documentos privados o que contengan información sensible deben tener su conveniente protección. De modo que es conveniente crear el nuevo hábito de cuidar la información que se expone encima de las mesas o incluso en las papeleras, que con la nueva Normativa es uno de uno de los elementos de riesgo que más hay que cuidar, ya que muchas veces las personas no son conscientes pero ahí pueden contar con un factor de riesgo.
Por eso, hay que procurar tener un cuidado especial, especialmente al finalizar las jornadas laborales, ya que por la carga de todo el día es el momento de mayor desatención que si no se vigila, te puede jugar una mala pasada. Por eso, es muy recomendable destruir completamente toda la documentación que vaya a las papeleras y hacer un ejercicio diario antes de marcharse a casa, de no dejar en la mesa o equipos de impresión documentos sensibles.
¿Te han planteado hacer una división de impresoras?
Desde Save4Print, recomendamos que las empresas dividan sus equipos de impresión por departamentos. Con la gestión oportuna se puede hacer realidad este proceso de división, logrando incluso disponer en toda la compañía de un parque de impresión más eficiente, en el que se ahorren costes.
Sería interesante también saber cómo actuar en caso de que un papel se quede sin recoger en la impresora. Lo más recomendable es que si un usuario encuentra otro documento en la máquina cuando va recoger su trabajo, de forma inmediata informe al delegado de protección de datos o al responsable directo de la compañía. También, se debe tener en cuenta la posibilidad de crear en la empresa un lugar seguro, que nadie abra, en el que se coloquen estos ‘documentos sin dueño’, evitando así que puedan llegar a unas manos que no sean la más adecuadas.
En caso de que rotundamente hayas decidido no dividir tus equipos de impresión por departamentos, te recomendamos que prestes atención a la posibilidad de incluir en tus máquinas funciones de seguridad, que puede ser otro recurso que te ayude de forma considerable con la RGPD.
Incluye funciones de seguridad en tus equipos de impresión
Los equipos de impresión que se gestionan en Save4Print cuentan en su totalidad con funciones de seguridad incorporadas, que facilitan el cumplimiento de la RGPD.
• En todos nuestros equipos disponemos de la función de ‘Trabajos retenidos’, con las que el usuario manda a imprimir el documento desde su PC y, a continuación, introduce una clave en el equipo de impresión, evitando así que el documento llegue al destinatario incorrecto.
• Con nuestro servicio de PaperCut, ofrecemos a los clientes tarjetas de identificación con las que se puede acceder al documento impreso.
• En los trabajos de las colas de impresión, podemos ofrecerte una posibilidad que permite que no se sepa exactamente qué usuario está imprimiendo el documento.
• Secure: es una forma de seguridad que evita que los hackers puedan entrar en la red de los usuarios y así se protejan los documentos que se mandan a imprimir.
• Disponemos de una solución de Digitalización que es la del PDF con contraseña que lo que hace es proteger los documentos que se mandan a imprimir.
En las próximas semanas, desde Save4Print ofreceremos más informaciones al respecto sobre el RGPD. Te invitamos a que estés atento porque en la Plataforma MPS de referencia, llevamos tiempo preparándonos para saber cumplir esta normativa y sabemos cómo hacerlo.
